IT systemen in ziekenhuizen zijn vaak de nachtmerrie van het management. Ze zijn groot, duur en log. Veel erger is dat ze door de medewerkers meer gezien worden als een opgelegd kwaad vanuit het management dan een ondersteuning van de eigen werkzaamheden. Dat komt omdat vrijwel geen systeem is ontworpen rond het primaire proces: de medische status. Een ziekenhuis is een plaats waar medische zorg verleend wordt. Dat moet dus door het IT systeem ondersteund worden. Alle andere processen zijn daarvan afgeleiden. De medische status is voor ieder vakgebied anders en zal dus per vakgebied vorm gegeven moeten worden. Vanuit de medische status zullen gegevens gedestilleerd moeten worden voor DBC registratie en financiële administratie, voor de keuken (dieten), voor de apotheek, voor het laboratorium etc. Gegevens gegenereerd in laboratorium, röntgen afdeling, apotheek en keuken moeten op patientniveau weer geaggregeerd worden. Voor de meest voorkomende behandelingen bestaan strakke protocollen. Die moeten leidend zijn in de registratie van de benodigde gegevens, zodat de juiste gegevens op de juiste tijd en de juiste plaats voor iedereen beschikbaar zijn. Checklists zijn in het systeem geïntegreerd, zodat dubbel invoeren van gegevens voorkomen wordt, maar ook voorkomen wordt dat de procedure verder gaat met onvolledige gegevens. Idealiter worden gegevens ingevoerd vanuit een menu structuur en niet als vrije tekst. Dat geeft meer structuur aan de database, waardoor uitkomstregistratie verbeterd wordt. Hierdoor wordt het kwaliteitssysteem weer gevoed. Het systeem moet zo flexibel van opzet zijn dat wijziging van protocollen ook in het systeem makkelijk is door te voeren.
Gezien het geld en de manuren die erin gestoken moeten worden zijn beslissingen omtrent IT de moeilijkste waarvoor het management zich gesteld ziet.
Gelukkig is het voeren van een papieren status zo verschrikkelijk duur en vergt zoveel mankracht en opslagruimte, dat een goed IT systeem zich altijd terug betaalt. Zeker als daarbij ook nog eens een vracht aan managementinformatie vrij komt, waarmee efficiënter en beter gewerkt kan worden.